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Interne Kommunikation
Manchmal können eMails etwas unübersichtlich werden, wenn zu viele Leute involviert sind. Ein Messenger wird dann auch mal überladen, wenn nicht alle Leute in alle Themen gleich involviert sind. Verschiedene Kommunikationstools schaffen Abhilfe und helfen dabei, diese Abläufe zu organisieren. Slack ist ein solches Kommunikationstool. Jedes Thema hat eine eigene Gruppe, in der nur die Leute zugewiesen sind, die es auch betrifft. Für kleinere Teams ist es kostenlos.
Trello lässt euch Aufgaben und Unteraufgaben organisieren, auch im Team. Das schafft Übersicht über ToDos in einem Projekt, die in Bereiche geteilt werden können und denen wiederum einzelne kleinere Aufgaben zugeteilt werden. Darin lassen sich Personen zuweisen, Kommentare schreiben und Dateien anhängen.
Wenn die Abläufe schon etwas komplexer sind: Basecamp organisiert diese Kommunikation über Message-Boards, hat aber zusätzlich noch die Möglichkeit ToDos zu organisieren, die von einer oder mehreren Personen verwaltet werden. Wenn auch weniger gefinkelt als Trello. Es ist auch möglich, Deadlines und Events zu terminisieren und Dateien hochzuladen. Es ist ein wenig eine All-In-One-Lösung für Dinge, die Slack und Trello machen, wenn beides jeweils auch etwas eingeschränkter ist.
Microsoft Teams ist auch eine beliebte Möglichkeit, diese Aufgaben von einem Ort aus zu organisieren und bietet noch einige Features mehr. Es wird eher von größeren Unternehmen genutzt und kann für kleinere Organisationen etwas überladen wirken. Dort gibt es die Möglichkeit von Messageboards, aber auch Videomeetings oder dem Abrufen von Dateien in Echtzeit. Es ist seit Kurzem gratis verfügbar.
Eine Open Source Lösung ist Nextcloud, die sich eigentlich auf den Clouddienst spezialisiert hat, aber mittlerweile eine All-In-One Lösung an, inklusive Videomeetings und Chats, Kalendern, ToDos und vielem anderen darstellt. Dadurch sind die eigenen Daten geschützt und man weiß, was damit passiert. Es kommt aber etwas knöcherner daher und es braucht außerdem einen eigenen Server. Das Service können sich Kulturschaffende aber auch im Rahmen einer Mitgliedschaft bei Vereinen wie Servus.at oder Mur.at zugänglich machen, die auch Webspace, eMailaccounts und Mailinglisten und vieles mehr bietet und womit man auch noch einen gemeinnützigen Verein unterstützt, der auch noch Support bietet.
Clouds
Ihr müsst gemeinsam mit Dateien arbeiten? Ihr seid durcheinander von all den Versionen, die per eMail kursieren? Oder ihr wollt einfach ein automatisches Backup der wichtigsten Dateien, falls die Platte crasht? Dann sind Clouddienste die beste Lösung für. Dropbox ist der bekannteste Cloud-Dienst abseits der Datenkraken und bietet in der Gratisversion 2GB Speicherplatz. Ihr könnt über den Browser darauf zugreifen oder Dropbox auf dem Computer installieren, wodurch sich automatisch ein Teil der Festplatte synchronisiert und einzelne Ordner mit verschiedenen Personen teilen könnt. Dort könnt ihr Dateien ablegen, teilen, sichert sie automatisch in der Cloud und könnt von überall darauf zugreifen.
Müsst ihr größere Dateien einmalig versenden, müsst ihr keinen Clouddient belasten und darauf warten, bis die Datei runtergeladen wurde, ehe ihr euren Speicher wieder freimachen könnt. In dem Fall könnt ihr auch WeTransfer nutzen. In der Gratisversion verschickt ihr damit Dateien bis zu 2GB.
Zu Google Drive haben alle Zugriff, die ein Google-Konto haben und es bietet auch gleich 15GB Speicherplatz. Ihr könnt wie bei Dropbox Dateien sichern und teilen, aber auch wie bei Google Docs zeitgleich an Textdokumenten und Tabellen arbeiten und Dateikonflikte in Grenzen halten. Google Services arbeiten zwar sehr schnell und zuverlässig, jedoch sollte man im Hinterkopf behalten, dass das Geschäftsmodell von Google auf der Auswertung und Verarbeitung unserer Daten beruht.
Wer Microsoft Teams nutzt, kann auch auf den Microsoft Dienst OneDrive zurückgreifen. Der Dienst bietet in der Gratisversion 5GB Speicherplatz. Für alle, die viel mit Office365 arbeiten und Microsoft Teams nutzen, sicher eine gute Variante.
Eine Open Source Lösung bietet wieder Nextcloud. Man kann Ordner gemeinsam verwalten oder Ordner oder Dateien über einen Link separat zum Down oder Upload von Dateien verschicken. Da es eine Open Source Variante ist, sind die eigenen Daten geschützt und man weiß, was damit passiert. Nextcloud bietet dabei auch noch eine All-In-One Lösung an, inklusive Videomeetings und Chats, Kalendern, ToDos und vielem anderen, allerdings braucht es dafür einen eigenen Server. Das Service können sich Kulturschaffende aber auch im Rahmen einer Mitgliedschaft bei Vereinen wie Servus.at zugänglich machen, die auch Webspace, eMailaccounts und Mailinglisten und vieles mehr bietet und womit man auch noch einen gemeinnützigen Verein unterstützt, der auch noch Support bietet. Standardmäßig erhält man dort 10GB, sie lassen aber sicher mit sich reden, wenn mehr benötigt wird. Fairkom ist ein Verein, der ökologisch, sicher und fair arbeitet und bietet auch eine Cloudauf Nextcloud-Basis im Gratisangebot an, allerdings nur mit 200MB.
Videomeetings
Manchmal reicht Schreiben nicht. Wenn man sich nicht persönlich treffen kann, sind Videomeetings eine Option. Das geht mittlerweile schon über WhatsApp, Facebook Messenger oder Instagram. Für mehrere Personen und wenn man nicht zwingend am Telefon hängen, sondern es auch über den Computer machen möchte, sind andere Lösungen sinnvoller. Für Google Hangouts reicht ein Google Account, den fast alle haben. Es gibt dort die Möglichkeit, Videoanrufe mit mehreren Personen zu tätigen. Andererseits liefert man damit wieder Daten an eine der großen Datensammler, die auch entsprechend genutzt werden.
Alte Liebe rostet nicht! Skype wurde früher viel verwendet, ist mittlerweile aber für berufliche Gespräche weniger verbreitet, da Microsoft die Skype Business Variante durch die All-In-One Lösung Microsoft Teams ersetzt hat. Man kann damit aber immer noch gut Gruppengespräche abhalten und es ist leicht zu bedienen. Wenn man Guthaben ankauft, kann man damit auch reguläre Telefongespräche vom Computer aus führen, was ins Ausland oft günstiger ist als über das Telefon.
Die Plattform Zoom ist gerade sehr im Aufwind, da sie Business Features anbietet, dafür aber nicht zwingend Account oder Software nötig sind. Man kann Teilnehmenden einfach einen Link schicken, für den sie sich nicht anmelden und nichts installieren müssen. Im Webbrowser können sie so am Gespräch teilnehmen. Eine gute Lösung, wenn man nicht regelmäßig mit denselben Leuten spricht. Zoom ist vor allem auch für Webinare spannend, also für Online Workshops, Seminare und Vorträge, da man dort „frontaler“ kommunizieren kann und der Host bestimmen kann, wann welches Mitglied sprechen kann. So können beispielsweise zuerst Podiumsgäste zu Wort kommen und danach Publikumsfragen. Die Basisversion ist kostenlos, lässt aber nur 40 minütige Videogespräche mit maximal 100 Personen zu. Allerdings sind Sicherheitslücken bekannt, weshalb die Installation nicht wirklich zu empfehlen ist.
Microsoft Teams bietet auch Videomeetings an, ebenfalls mit Business Features ähnlich Zoom und ist obendrein noch eine Plattform, auf der auch Gruppenchats, ToDos, Termine und weiteres organisiert werden können. Allerdings kann die Komplexität für kleinere Organisationen auch etwas unnötig und unübersichtlich wirken.
Auch hier ist die Open Source Lösung Nextcloud eine Option, die eine All-In-One Lösung, inklusive Videomeetings und Chats, Kalendern, ToDos und vielem anderen darstellt. Da es dafür einen Server braucht, bietet sich hierfür eine Mitgliedschaft bei Vereinen wie Servus.at an, die auch Webspace, eMailaccounts und Mailinglisten und vieles mehr bietet und womit man auch noch einen gemeinnützigen Verein unterstützt, der auch noch Support bietet.
Fairapps von Fairkom bietet eine einfache Möglichkeit einen schnellen Videokonferenzraum zu eröffnen. Man kann ähnlich bei Zoom einfach einen Link an Teilnehmende verschicken. Es ist keine Anmeldung oder Installation nötig. Im Gratisangebot bietet der Verein, der ökologisch, sicher und fair arbeitet, außerdem Chat, Cloud und vieles mehr.
Jitsi ist ein freier Videodienst auf Open Source Basis, mit dem ganz schnell und unkompliziert ohne Installation oder Anmeldung ein Gruppenvideogespräch gestartet werden kann. Eingeladen werden kann auch über Link. Die Verwendung für Vorträge oder Seminare wäre möglich, Teilnehmende können stumm geschalten werden, im Chat fragen stellen oder "aufzeigen" und ihnen dann das Wort erteilt werden.
Zeiterfassung
Manchmal kann es schwierig sein, die Arbeitszeit im Auge zu behalten, vor allem, wenn sie für verschiedene Projekte abgerechnet werden muss. Wer nicht verschiedene Excell-Tabellen verwalten möchte, findet auch hier Tools. Toggl hilft euch bei der Zeiterfassung. Ihr könnt die erfasste Zeit in Projekte gliedern und Berichte exportieren.
Die Arbeiterkammer beitet auch ein nützliches Tool, den AK Zeitspeicher. Die AK empfiehlt ihn zur Kontrolle, um sich nicht nur auf Aufzeichnungen von Vorgesetzten zu verlassen. Es gibt auch die Option, Aufzeichnungen in verschiedene Projekte zu gliedern, Fahrtzeiten zu dokumentieren und das ganze auch per App zu bedienen.
Terminfindung
Geht schon das zehnte Mail für eine Terminfindung mit mehreren Personen hin und her? Doodle ist eine einfache Lösung für mehr Übersicht. Es ist gratis und benötigt keine Anmeldung. Alle Beteiligten geben an, welche Termine möglich sind und am Ende sieht man die Überschneidungen.
Kalender
Gemeinsame Termine fixieren, verschieben, absagen, Verständigungen automatisch versenden, Arbeits- oder Erreichbarkeitszeiten teilen, das geht am besten über synchronisierte Kalender. Eine Variante ist der Google Calender. Entweder wird in eure Calender App derselbe Google Account eingeloggt oder der Kalender mit anderen Google Accounts geteilt. Über die CalDAV-Funktion ist noch nicht einmal ein Google Account notwendig, um den Kalender zu abonnieren. Man sollte aber bedenken: Google steht auf deine Daten!
Die Open-Source Lösung Nextcloud verfügt auch über eine Kalenderoption, die auch von jeder Kalender App abonniert werden kann. Die All-In-One Lösung bietet außerdem Videomeetings und Chats, Kalendern, ToDos, Cloudsharing und vieles mehr. Dadurch sind die eigenen Daten geschützt und man weiß, was damit passiert. Es kommt aber etwas knöcherner daher und es braucht außerdem einen eigenen Server. Das Service können sich Kulturschaffende aber auch im Rahmen einer Mitgliedschaft bei Vereinen wie Servus.at zugänglich machen, die auch Webspace, eMailaccounts und Mailinglisten und vieles mehr bietet und womit man auch noch einen gemeinnützigen Verein unterstützt, der auch noch Support bietet.